Mengetahui desain sistem di awal pengembangan sebuah software sistem informasi adalah wajib hukumnya. Betapa tidak, bahwa yang namanya desain adalah layaknya cetak biru bagi sebuah perusahaan. Dan juga merupakan gambar kerja bagi seorang arsitek ketika akan membangun sebuah gedung.
Mengetahui desain sistem di awal pengembangan sebuah software sistem informasi adalah wajib hukumnya. Betapa tidak, bahwa yang namanya desain adalah layaknya cetak biru bagi sebuah perusahaan. Dan juga merupakan gambar kerja bagi seorang arsitek ketika akan membangun sebuah gedung. Oleh karena itu desain sistem untuk pengembangan sebuah software sistem informasi juga mutlak adanya.
Naifnya masih banyak vendor pengembang software sistem informasi yang kurang memperhatikan dari desain sistem ini. Banyak dari mereka yang ketika mendapatkan sebuah project maka langsung dieksekusi saja. Dengan berbekal sedikit informasi hasil wawancara dengan klien tentang proses bisnis di perusahaannya, vendor langsung mengeksekusi pekerjaan tersebut. Maksudnya adalah vendor langsung melakukan kegiatan koding.
Hal ini tentu saja mengakibatkan berbagai macam kesulitan pada saat pengembangan. Karena dengan tidak adanya desain sistem, maka tidak ada acuan yang jelas yang digunakan ketika terjadi hal-hal yang diluar perkiraan sebelumnya pada saat pengembangan.
Banyak vendor yang langsung mengeksekusi pekerjaan dikarenakan beranggapan bahwa pekerjaan cukup mudah dilakukan. Anggapan ini didasari pada pertemuan survei awal biasanya. Ditambah pula oleh asumsi dari owner proyek yang mengatakan bahwa proyek ini mudah saja. Hanya menambahkan ini dan itu sudah selesai katanya. Padahal di dalamnya terdapat jaringan sistem yang cukup kompleks.
Ya wajar saja owner mengatakan hal tersebut karena apa yang disampaikan oleh owner tujuannya adalah untuk meminimalisasi biaya. Karena kepentingan owner adalah meminimalisir biaya serendah-rendahnya tentunya.
Oleh karena itu salah satu standar yang perlu diambil oleh vendor dalam rangka mengerjakan sebuah proyek pengembangan sistem informasi adalah mengamati kegiatan Proses bisnis secara langsung. Tidak hanya menggali informasi dari wawancara akan tetapi lebih bagus lagi adalah melakukan kegiatan pengamatan di lapangan pada proses bisnis yang dimaksud. Dengan cara ini dapat pula dikroscek kan antara informasi yang diberikan oleh pemangku kepentingan pada saat wawancara langsung dengan survei di lapangan.
Karena banyak hal yang berbeda antara apa yang disampaikan oleh pemangku kepentingan pada saat wawancara, dengan Proses bisnis yang ada di lapangan. Hal tersebut bisa jadi terjadi karena pemangku kepentingan yang tidak menguasai Proses bisnis ataupun bisa jadi juga kesalahpahaman dari vendor dalam memahami informasi yang disampaikan. Oleh karena itu sangat penting dilakukan kegiatan survei dan pengamatan langsung kegiatan proses transaksi bisnis di lapangan.
Tinjauan dari sisi owner
Pentingnya sebuah desain sistem ditinjau dari owner adalah bahwa owner bisa melihat sedari awal rancangan proses kerja dari software yang hendak dirancang. Sehingga jika ada rancangan proses sistem software yang tidak dirancang tidak sesuai dengan dikehendaki maka bisa langsung diluruskan. Disamping itu desain sistem tersebut bisa dijadikan sebagai acuan baginya jika di kemudian hari ditemukan ada pekerjaan yang menyimpang dari kesepakatan awal.
Tinjauan dari sisi vendor
Kemudian dari sisi vendor pentingnya desain sistem untuk ditunjukkan di awal sebelum proses mengembangkan Sebuah software sistem informasi adalah bahwa desain tersebut bisa dijadikan acuan jika suatu saat nanti ada permintaan tambahan yang tidak sesuai dengan rencana awal dari pihak owner.
Karena biasanya owner (di perjalanan penggarapan) muncul di benaknya berbagai ide untuk lebih sempurna nya software yang dirancang. Dalam hal ini Jika desain sistem tidak jelas di awal maka vendor tidak akan bisa berbuat apa-apa karena jika tidak dikerjakan bisa jadi akan terjadi mis understanding yang akibatnya adalah pembayaran tidak dapat dicairkan.
Sehingga di posisi ini vendor akan Serba Salah. Di mana jika tidak diteruskan maka dia tidak akan mendapatkan pendanaan termin berikutnya. Sementara jika dikerjakan otomatis akan membuat biaya membengkak dan Menimbulkan energi yang menipis dari Sisi psikologis para programer nya dikarenakan pekerjaan terlalu melebar. Oleh karena itu rancangan desain sistem di awal yang disepakati oleh kedua pihak sangat diperlukan.
Ada banyak cerita dari berbagai owner project yang didengar oleh penulis selama ini di mana mereka mendapatkan beberapa vendor yang ketika ditunjuk untuk mengerjakan software, vendor tersebut tidak mampu melanjutkan. Diawal-awal kelihatan antusias dan semangat sekali. Namun pada akhirnya menjadi melempem dan seperti tidak berdaya. Ada yang menyerah ada pula yang "lari".
Hal ini cukup memprihatinkan mengingat sebenarnya keadaan seperti itu bisa di antisipasi dari awal. Yakni antisipasinya salah satunya adalah dengan cara merancang rencana pekerjaan dalam bentuk sebuah sistem design. Paling tidak diagram flow harus sudah jelas. Syukur-syukur kalau sampai tiap form isian proses dan rencana laporannya seperti apanya, semua sudah jelas.
Untuk itu sebuah desain sistem, baik ditinjau dari sisi owner maupun dari sisi pihak penggarap mutlak diperlukan dalam rencana kerjasama pengembangan sistem software sistem informasi yang hendak dikembangkan. Karena dengan demikian akan meminimalisir kemungkinan kegagalan develop sebuah sistem.
Sungguh sangat ironis dan memprihatinkan di mana di Indonesia ini tingkat keberhasilan implementasi software custom mencapai lebih dari 70%. Dan yang 30% ini tidaklah kesemuanya berhasil total melainkan ada juga banyak keterlambatan-keterlambatan. Atau bisa jadi tetap dianggap berhasil meskipun vendor yang dirugikan walaupun berhasil selesai karena pembayaran yang tidak ikut membengkak meskipun pekerjaan membengkak.
Semoga salah satu trik sederhana ini bisa membantu baik bagi vendor maupun owner sebuah proyek sistem informasi.